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Confindustria ha diffuso la guida operativa che riporta le indicazioni necessarie all’implementazione degli adempimenti sul whistleblowing. L’obiettivo è lo stesso di sempre: l’applicazione della direttiva UE n. 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione attraverso norme comuni atte a garantire un elevato livello di protezione e canali di comunicazione sicuri, sia interni che esterni ad un’organizzazione.
Le segnalazioni
Le segnalazioni, riporta la guida operativa, sono informazioni (validi anche i fondati sospetti) su violazioni già commesse, che potrebbero essere commesse o su condotte volte all’occultamento delle violazioni.
Il contesto lavorativo oggetto di segnalazioni o denuncia può essere pubblico o privato; le segnalazioni possono altresì essere effettuate anche da coloro che hanno altri tipi di rapporti giuridici con i soggetti pubblici e privati, diversi da quelli di lavoro in senso stretto (ad esempio: consulenti, volontari, tirocinanti, collaboratori, ecc).
Le segnalazioni dovranno essere particolareggiate, al fine di consentire una corretta valutazione dei fatti.
E’ inoltre necessario che ogni segnalazione, anche ai fini dell’ ammissibilità della stessa, contenga:
- i dati identificativi del segnalante e un recapito necessario ai successivi aggiornamenti;
- una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione: le circostanze di tempo e di luogo, i dettagli relativi alle notizie circostanziali e, se presenti, le modalità con cui si è appresa la conoscenza dei fatti;
- la generalità o altri elementi necessari all’identificazione del soggetto cui attribuire la responsabilità dei fatti segnalati.
- documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti e l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti
In caso di utilizzo del canale infra (canale analogico) è possibile segnalare espressamente l’intenzione di beneficiare delle tutele in materia whistleblowing.
Canali di segnalazione
La segnalazione potrà essere effettuata attraverso un canale interno all’ente, un canale esterno all’ente (istituito e gestito dall’ANAC) o la divulgazione pubblica. Le LG ANAC ribadiscono una gradualità nella scelta del canale di segnalazione più idoneo al caso concreto, ribadendo però la priorità del ricorso al canale interno e chiarendo le condizioni per il ricorso alla segnalazione esterna e alla divulgazione pubblica.
Il canale di segnalazione interno prevede:
- segnalazioni effettuate in forma scritta analogica o con modalità informatica
- segnalazioni effettuate in forma orale, attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale. E’ possibile fissare per tempo un incontro diretto con il gestore della segnalazione.
La scelta tra piattaforma digitale e modalità analogica/cartacea è rimessa alla singola impresa, in funzione di diverse considerazioni riconducibili al contesto, alla dimensione aziendale, alla funzionalità rispetto allo scopo e al livello di sicurezza e riservatezza garantito dalle soluzioni adottate.
Gestione della segnalazione
Il D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 prevede che il gestore della segnalazione debba rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento entro sette giorni dalla presentazione, volto ad informare l’avvenuta e corretta ricezione.
Successivamente alla verifica dei requisiti soggettivi e oggettivi della segnalazione, è necessario valutare l’ammissibilità come segnalazione whistleblowing e procedere all’accertamento circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, attraverso verifiche, analisi e valutazioni specifiche.
Il gestore della segnalazione fornirà un riscontro al segnalante entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento, comunicando:
- l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni
- l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione con conseguente trasmissione agli organi interni competenti
- l’aggiornamento sull’attività svolta o che sarà svolta
La guida operativa contiene inoltre informazioni circa i canali di segnalazione in condivisione all’interno dei gruppi, la tutela dei soggetti e il trattamento dei dati personali, le condizioni e le procedure per la segnalazione esterna e la divulgazione pubblica.
Alessia Mirabella
