Documenti fiscali informatici, tenuta e conservazione vanno distinte

Laddove i documenti fiscali consistano in registri tenuti in formato elettronico non devono essere stampati fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo esplicita richiesta in sede di accesso, ispezione o verifica.

Inoltre, entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione, nel rispetto delle norme relative alla conservazione digitale dei documenti (Dm 17 giugno 2014 e Cad), se si intenda mantenerli in formato elettronico; in caso contrario andranno stampati.

Questo il principale chiarimento della risposta n. 236/E/2021.

Tuttavia, la norma non ha modificato le regole riguardanti la “conservazione” di tali scritture e, in particolare, quelle relative ai documenti informatici fiscalmente rilevanti. In particolare, per questi ultimi, il riferimento è il Dm del 17 giugno 2014 che ne definisce le caratteristiche e, appunto, le modalità di conservazione. In particolare, il comma 2 dell’articolo 3 recita: “Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.“.

Documenti fiscali informatici: valido qualunque supporto elettronico

Più dettagliatamente, l’articolata analisi dell’Agenzia delle entrate richiama l’articolo 12-octies del Dl n. 34/2019, che ha “pesantemente” ridotto l’uso del cartaceo per la “tenuta” dei documenti e delle scritture contabili e fiscali, ammettendo come valido qualsiasi supporto elettronico se in linea con la disciplina e limitandone la stampa soltanto se richiesta dagli organi di controllo.

La procedura di conservazione deve essere conclusa entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo di riferimento, i tre mesi raddoppiano e diventano sei per l’anno 2019 (come stabilito dall’articolo 5, comma 16, del decreto “Sostegni”).
 
L’Agenzia specifica, quindi, che la “tenuta” e la “conservazione” dei documenti sono da considerarsi concetti e adempimenti distinti nel caso in cui, secondo la disciplina in vigore, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico e precisa che:

1. ai fini della loro regolarità, non devono essere stampati fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, a meno che non venga richiesto dagli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;

2. entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione secondo le modalità previste dal menzionato Dm 17 giugno 2014, e quindi anche del Codice dell’amministrazione digitale, se il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero stampati in caso contrario.

Fonte: Agenzia delle Entrate/FiscoOggi