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Il periodo di emergenza sanitaria da Covid-19 ha accelerato esponenzialmente un processo già in corso, di logistica diffusa, di tempi difformi, di organizzazione aiutata dalla tecnologia. Necessariamente, questo cambiamento e l’esigenza di restare sul mercato porteranno alla specializzazione professionale delle persone bilanciata dal bisogno di collaborazione tra diverse specializzazioni. I consulenti del lavoro, come altre categorie professionali, collaboreranno e colloquieranno sempre di più, in modo da rendere fruibile un servizio al proprio cliente offrendo alta qualità ad un prezzo ragionevole e a costi sostenibili per i professionisti. Non molti sono gli Studi che hanno analizzato i costi di gestione (includendo i costi del proprio tempo, della formazione, quelli delle infrastrutture fisiche, tecnologiche e del personale interno ed esterno); posso affermare con certezza che il 90% di essi scoprirebbe di stare lavorando su taluni servizi senza alcuna convenienza, eventualmente tralasciando quelli con maggiore remuneratività.
Non esiste un unico modello di business, ognuno ha il proprio secondo peculiarità e specializzazioni.
Ed allora, come sarà possibile la collaborazione tra professionisti? Lo Studio del futuro sarà interconnesso, con una logistica “diffusa” sul territorio, e collaborerà con soggetti autonomi e lavoratori dipendenti che non vi avranno più sede fisica, se non limitata o flessibile. L’organizzazione sarà forzatamente diversa, stravolta; non ci saranno confini di collaborazione territoriali. Un cliente resterà tale anche se opera a grande distanza geografica, potranno essere gestiti nuovi clienti o collaborazioni con altri professionisti (ad esempio, colleghi con diverse specializzazioni) distanti centinaia di chilometri. La fisicità è decisamente essenziale e non sempre sostituibile, non va persa; tuttavia, sarà possibile gestire la quotidianità anche con connessioni a distanza. Io stesso gestisco il mio Studio professionale in modalità diffusa con colleghi e clienti dislocati ovunque.
Ho un’ostinazione: lavorare meglio! Con ordine, in qualunque luogo, solo in ciò che so fare bene, non perdendo clienti, ottimizzando, non sprecando. In poco più di 10 anni, quell’ostinazione mi ha portato all’obiettivo: con un socio, ho ideato e creato un software collaborativo – orasilavora.it – che permette di gestire i flussi lavoro già standardizzati con documentazione allegata nella massima flessibilità e con il quale si possono affidare fasi sotto fasi o intere pratiche a collaboratori e a professionisti esterni, restando sempre informati sul “chi sta facendo cosa” e sul valore delle pratiche; avere un cruscotto costantemente pronto a guidare l’operatività, con la possibilità di offrire ai clienti un’ampia gamma di servizi di alta qualità, anche in gestione interna al cliente, che rendono l’interattività tra Studio e cliente (e tra cliente e propri dipendenti) assolutamente innovativa e senza limiti. Ci ho aggiunto la credibilità, cioè la possibilità di chiedere un rating sulla pratica svolta, che permette di specializzare e dare visibilità sulle professionalità migliori. Abbiamo portato in Studio servizi che prima si tendeva ad esternalizzare (esternalizzando anche le economie), come il monitoraggio della formazione degli apprendistati, la gestione della formazione finanziata, proiezioni pensionistiche o welfare aziendale. Comunicatività ed interattività tramite bacheca o formulario personalizzabili in ragione della specificità dell’azienda sono assolutamente innovativi, gestibili in autonomia dai clienti, ma con una gerarchia che può abbracciare in un secondo migliaia di utenti. L’unicità del software è la sua flessibilità e semplicità di utilizzo, che non richiede particolari manuali se non una breve introduzione per comprendere le funzionalità utilizzabili e alcuni tutorial per operare al meglio. Ogni Studio ha la possibilità di strutturare la propria organizzazione in base alle esigenze che ha e secondo schemi preimpostati o modificabili a seconda di necessità distintive.
Quali soluzioni organizzative e tecnologiche dovranno essere prese? Ebbene, le soluzioni spaziano dalla connettività alla comunicazione; occorrerà utilizzare un software di coordinamento che gestisca flussi di pratiche, offra connessione con i clienti, permetta di affidare pratiche o fasi a collaboratori di studio o a collaboratori esterni, per consentire a chiunque di lavorare ovunque. Lo studio dovrà essere gestito con centralini telefonici VoIP, per ottenere di lavorare con qualsiasi device in qualsivoglia luogo. Io ho adottato queste soluzioni, superando ogni difficoltà logistica. Paradossalmente, unico piccolo scoglio è rimasto la stampante cartacea. Soluzione ottimale è stata, in questo caso, il doppio schermo o il doppio device: in tal modo, non ho avuto più neppure la necessità di stampare ed utilizzare carta presso clienti o fuori da una postazione organizzata.
In altre parole, è possibile lavorare comodamente con un pc portatile o con un tablet.
Orario di lavoro, lavoro a distanza, emergenza COVID. Come gestirli? Con orasilavora.it®, da anni operiamo dislocati e nulla è perso in qualità, continuità del servizio e risultati. D’altronde, la tecnologia a distanza è da sempre un tema di grande interesse per me che, già dal 2001, non utilizzo carta se non è strettamente necessario, ad esempio per le “firme fisiche”. La “prova generale” del lavoro da casa al 100%, tenuto conto dell’obbligatorietà dal 9 marzo 2020 a causa del lockdown deciso dal decreto “#iorestoacasa”, è risultata per noi efficiente al punto che tuttora i collaboratori prediligono questa formula lavorativa, che si è protratta fino ad oggi, mista al “piacere”, non all’obbligo, di tornare a lavorare in presenza. Perciò, il lockdown è stato per noi il periodo in assoluto più carico di lavoro, avendo dovuto gestire una mole di documenti, comunicazioni, pratiche, Casse integrazioni…tutti monitorati e coordinati tramite orasilavora.it, con le procedure, i documenti e le utilità disponibili.
Così stando le cose, prezzi o qualità? Su quale leva poggerà la concorrenza tra Studi? Il calibro di uno Studio sta, ritengo, nella qualità dei servizi aggiuntivi, nella consulenza, nella preparazione, nella velocità e nella precisione di risposta, non solo e non già nella correttezza algebrica dei calcoli. Il valore aggiunto è nelle persone, la tecnologia lo rende possibile, e nelle persone credo, ragionando per obiettivi e coordinamento, non per controllo e gerarchia. Anche per questo, per tre anni consecutivi il mio (nostro) Studio ha vinto il primo premio per iniziative di welfare aziendale tra gli studi professionali (Welfare Index PMI), e quest’anno, il quarto, tornerò a Roma il 22 settembre per scoprire l’esito dell’indagine nazionale 2020. Adottare buone pratiche di “benessere aziendale” nel proprio Studio professionale, permettere ai lavoratori di vivere in un ambiente sereno, flessibile, con soluzioni smart che permettano la conciliazione dei tempi e della vita familiare: tutto ciò fa una grande differenza sulla qualità del lavoro. A ben guardare, l’ottimo risultato di uno Studio deriva da comandante e squadra che insieme, solo insieme, possono raggiungere risultati eccellenti. Le soluzioni tecnologiche a favorire questo risultato.
a cura di Tommaso Sila – Consulente del Lavoro
