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Dematerializzazione e conservazione digitale delle note spese o dei documenti giustificativi: con la Risposta n. 142 l’Agenzia delle Entrate chiarisce le corrette modalità di gestione dei documenti analogici. Ogni documento che contenga atti o dati rilevanti dal punto di vista tributario, si legge nella risposta, deve possedere tre caratteristiche principali per esser sostituito dai formati digitali riscontrabili in immodificabilità, integrità ed autenticità.
Il quesito: analogico vs digitale
L’istante desidera procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti. In particolare, si considerano spese di trasferta lavorativa come taxi, vitto, cene ecc… saldate, di norma, con carta di credito aziendale.
Il progetto proposto dall’istante semplificherebbe la preparazione, la gestione e il controllo delle note spese, rendendo più efficiente l’intero processo attivando un sistema informatico così organizzato:
- un’applicazione è installata sullo smartphone aziendale, utilizzando la tecnologia OCR;
- questa, tramite scansione da fotocamera, riconosce automaticamente il nome dell’esercente, la data, l’ora, la città, gli importi e il tipo di giustificativo;
- il pacchetto di informazioni creato, insieme a scansione del documento analogico, vengono inseriti automaticamente all’interno della nota spese del dipendente.
Sulla base delle osservazioni appena riportate, l’istante chiede se la procedura descritta sia conforme alla normativa vigente e se fosse possibile distruggere gli allegati analogici soggetti a dematerializzazione.
La risposta: digitale ma a prova di CAD
Nel rispondere al tema, l’Agenzia ricorda che “quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7 marzo 2005 (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale)” secondo cui ogni documento deve poter presentare immodificabilità, integrità ed autenticità. Oltre questi, sottolinea l’Agenzia, i documenti devono rispettare anche i requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi (inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.
Completata la procedura di conservazione e verifica dei documenti, allora gli stessi potranno essere soggetti a distruzione e sostituiti in completezza dal formato digitale.
Sitografia
