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Immaginiamo un’Azienda di venti persone con area Amministrazione, area Commerciale, area Comunicazione, il personale e un titolare, a cui chiediamo: «Usi nella tua azienda l’Intelligenza artificiale?». Risponde: «Sì, in parte. A volte uso anch’io ChatGPT».
Andiamo più a fondo. In Amministrazione vengono caricati documenti per ottenere un riassunto; il Commerciale utilizza l’IA per preparare e-mail e offerte; il Grafico che segue i social genera testi e immagini; taluni si sono fatti aiutare nella lettura dei curricula e un collaboratore esterno impiega abitualmente un sistema di Intelligenza artificiale per tradurre documenti e preparare materiale destinato all’azienda.
Intanto, in Word, Excel, nel gestionale, nel CRM od in altri programmi utilizzati ogni giorno, sono già comparse funzioni basate sull’IA e alcuni hanno cominciato ad usarle senza chiedersi cosa vi sia dietro quel nuovo pulsante. Trascorsi pochi minuti quel titolare, che pensava di utilizzare «ogni tanto ChatGPT», ha scoperto di avere l’Intelligenza artificiale spalmata in diverse aree del lavoro giornaliero.
Ora la domanda che più mi interessa: se domani venisse chiesto di spiegare “come” l’Azienda – o uno Studio professionale – utilizza l’IA, cosa potrebbe mostrare? Saprebbero dire con esattezza quali strumenti vengono utilizzati? Saprebbero indicare chi li utilizza e per quali attività? Saprebbero ricostruire le informazioni che vengono inserite, quali risultati vengono prodotti e chi li verifica prima che finiscano dentro una e-mail, un documento, una proposta commerciale, una valutazione o una decisione? Quali indicazioni sono state date alle persone che utilizzano quegli strumenti?
A settembre 2026, l’AI Act è ormai entrato in una fase nella quale diverse regole producono effetti concreti: alcune disposizioni si applicano già da tempo, altre sono divenute operative nelle ultime settimane; altre ancora seguiranno date successive. Questo calendario va conosciuto con precisione perché parlare genericamente di «obblighi dell’AI Act» rischia di creare la stessa confusione che dovremmo evitare.
AI Act e AI literacy. La formazione sull’Intelligenza artificiale
L’articolo 4 è dedicato all’AI literacy, ovvero alle competenze necessarie per comprendere e utilizzare l’Intelligenza artificiale nel contesto di lavoro. L’obbligo di adottare misure a sostegno dello sviluppo dell’alfabetizzazione IA del personale è operativo già dal 2 febbraio 2025 e le regole sulla vigilanza e sull’applicazione sono in vigore dal 2 agosto 2026.
A seguito delle modifiche introdotte dal Digital Omnibus, l’attenzione resta sulla necessità di costruire queste misure considerando le persone coinvolte, le loro competenze, gli strumenti utilizzati e il contesto nel quale vengono impiegati.
Torniamo in Azienda. Chiediamo al titolare se chi utilizza l’IA ha ricevuto indicazioni o formazione. «Si è tenuto un incontro qualche mese fa». Proviamo allora a capire cosa succede davvero in Amministrazione, quali strumenti utilizza il Commerciale, cosa viene caricato nei sistemi, quali rischi conosce chi lavora sui curricula, come vengono controllate le informazioni generate e cosa sa il collaboratore esterno delle regole che in Azienda vengono adottate. la questione si concretizza, perché una formazione generica sull’Intelligenza artificiale può lasciare completamente scoperto il modo in cui quella tecnologia viene usata nel quotidiano.
La Commissione europea, nelle indicazioni sull’articolo 4, invita le Organizzazioni a partire proprio da alcune domande molto vicine a quelle finora poste: quale IA viene utilizzata nell’organizzazione, quali opportunità e quali rischi porta con sé, cosa devono sapere i dipendenti quando lavorano con uno specifico sistema e quali misure possono essere costruite partendo dal loro livello di esperienza e dal contesto reale di utilizzo.
Essa chiarisce che si dovrà conservare internamente traccia delle attività di formazione e delle altre iniziative adottate.
Un attestato può documentare che una persona ha partecipato a un’attività formativa.
Il governo dell’IA in un’organizzazione richiede, poi, di conoscere cosa succede dopo la formazione, quando il singolo torna alla propria scrivania, apre il computer e comincia a utilizzare gli strumenti.
Come usi i dati? Controllo umano e utilizzo dell’IA
Pensiamo ancora all’area Amministrativa dell’azienda. Riceve un documento da un cliente e lo carica in un sistema di IA per ottenere rapidamente una sintesi. In pochi secondi vede restituita una pagina ordinata, risparmiando a conti fatti mezz’ora di lavoro. In quel documento cosa c’é? Nomi? Indirizzi? Informazioni economiche? Dati relativi ai dipendenti? Elementi riservati? Dettagli che l’azienda aveva ricevuto dal cliente con l’aspettativa che rimanessero in quel rapporto professionale? E’ stato spiegato come comportarsi in queste situazioni?
Passiamo all’Area commerciale. Utilizza un assistente IA per preparare una proposta importante, copia dentro alcune informazioni ricevute dal cliente, ottiene un testo molto convincente e lo invia dopo una lettura veloce. Chi ha stabilito quali informazioni potevano essere inserite? Chi ha spiegato che una risposta scritta perfettamente può contenere un errore? Quale controllo è previsto prima dell’invio?
Chi si occupa del personale? Qui il livello di attenzione cresce, in quanto l’utilizzo dell’IA nella selezione, nella valutazione e in altri ambiti legati al lavoro può entrare in aree che l’AI Act tratta con particolare cautela.
Le regole specifiche per diversi sistemi classificati ad alto rischio nell’occupazione e in altri settori indicati dal Regolamento seguiranno, dopo le modifiche del 2026, il nuovo calendario che porta al 2 dicembre 2027, mentre per determinati sistemi integrati in prodotti regolamentati la data prevista è il 2 agosto 2028. Conoscere tali date evita allarmismi e, soprattutto, permette di prepararsi sapendo esattamente quale regola riguarda ogni situazione.
AI Act e obblighi di trasparenza
Nel frattempo, dal 2 agosto 2026 sono applicabili anche gli obblighi di trasparenza previsti dall’articolo 50 per determinati sistemi e utilizzi dell’IA. Pensiamo, ad esempio, alle interazioni dirette con sistemi di IA, ai deepfake, ad alcuni contenuti artificialmente generati o manipolati, ai sistemi di riconoscimento delle emozioni e agli altri casi previsti dalla disposizione. La Commissione europea ha pubblicato (20 luglio 2026) specifiche linee guida proprio per sostenere provider e deployer nell’applicazione di questi obblighi.
La “nostra azienda” di venti persone potrebbe avere bisogno di affrontare questioni molto diverse tra loro, anche se al titolare sembrava di utilizzare semplicemente «un po’ di ChatGPT». Questo è il punto che spesso sfugge. L’Intelligenza artificiale entra nelle Organizzazioni aziendali un pezzetto alla volta. Arriva attraverso un account aperto da un dipendente, una funzione nuova comparsa nel programma che utilizzavamo già, un servizio online, un chatbot, una piattaforma grafica, un sistema per scrivere, tradurre, analizzare o classificare informazioni. Un giorno ci accorgiamo che è dappertutto e ricostruire come sia arrivata lì diventa molto più difficile.
Credo che una delle prime azioni serie che oggi un’azienda o uno studio professionale può fare sia renderla visibile.
Registro IA: conoscere come è utilizzata l’Intelligenza artificiale
Prenderei un foglio, anche un semplice foglio bianco, e comincerei a scrivere quali strumenti di Intelligenza artificiale sono stati utilizzati nelle ultime settimane, da chi e per quali attività, a mo’ di “registro IA” che l’AI Act ci imporrà tra qualche tempo. Lo anticipiamo. Questo esercizio potrebbe riservare sorprese. Da lì possiamo cominciare a capire quali dati entrano nei sistemi, quali risultati ne escono, dove interviene il controllo umano, quali persone devono essere formate meglio, quali indicazioni interne occorre predisporre e quali specifiche disposizioni dell’AI Act riguardano ciascun utilizzo.
Potremmo costruire un registro interno, una mappatura, un inventario o utilizzare il nome che riteniamo più adatto alla nostra organizzazione. Un’azienda conosce i propri dipendenti attraverso un organigramma, i clienti attraverso il gestionale, censisce determinati trattamenti dei dati, stabilisce procedure per la sicurezza, attribuisce responsabilità, conserva documenti, contratti, incarichi e tracce delle decisioni prese. Chiediamo dove si trova l’Intelligenza artificiale in quella stessa azienda e spesso la risposta diventa sorprendentemente vaga: «La usiamo un po’ tutti».
Forse è proprio da questa frase che dovremmo cominciare a preoccuparci, con lucidità e senza terrorismo, semplicemente perché seguire l’AI Act con precisione significa, prima di tutto, conoscere la propria realtà, sapere quali sistemi sono entrati nel lavoro, capire cosa fanno le persone con quegli strumenti e costruire regole coerenti con ciò che accade realmente ogni giorno.
La sanzione arriva eventualmente alla fine di un percorso.
Il problema, quasi sempre, nasce molto prima, magari nel momento in cui qualcuno apre uno strumento, inserisce un’informazione e prende una decisione pensando che sia “soltanto un modo più veloce per lavorare”.
Domattina provate a rivolgere la domanda in azienda o a studio: «dove usiamo l’Intelligenza artificiale?». Continuate a chiedere, persona per persona, strumento per strumento e, alla fine, guardate quello che avete raccolto e fatevi un’ultima domanda, quella da cui siamo partiti:
“Se domani qualcuno vi chiedesse di dimostrare come state utilizzando l’Intelligenza Artificiale, cosa potreste mostrargli?”
Antonio Sinibaldi per redigo.info
