Tenuta e conservazione delle scritture contabili in forma meccanizzata

I registri contabili in formato elettronico sottostanno a doppia regola: non devono essere stampati fino al terzo (sesto, per il 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo esplicita richiesta in sede di accesso, ispezione o verifica; entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione digitale dei documenti, nel rispetto delle relative norme (risoluzione n. 16/E del 28 marzo 2022).

Si torna, dunque, a parlare della tenuta e conservazione delle scritture contabili in forma meccanizzata alla luce della procedura semplificata (articolo 12-octies del Dl n. 34/2019) che ha avviato la “tenuta” dei registri e delle scritture contabili su qualsiasi supporto elettronico secondo il codice dell’amministrazione digitale (CAD), limitandone la stampa ai casi di accesso, verifica o ispezione e su richiesta degli organi di controllo.

La semplificazione normativa non ha però interessato la “conservazione” delle scritture informatiche, ancora soggetta alle regole del decreto Mef del 17 giugno 2014.

Scritture contabili. Le 4 caratteristiche essenziali della corretta conservazione

I documenti così conservati devono essere immodificabili, integri, autentici e leggibili.

Il sistema utilizzato per la conservazione deve rispettare le norme del codice civile e dell’amministrazione digitale e consentire specifiche funzioni di ricerca.

La procedura può considerarsi conclusa solo dietro apposizione di data a opera di terzi sul pacchetto di archiviazione.

Il contribuente ha tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo di riferimento per concludere il procedimento; come già scritto, diventano sei per l’anno 2019 (articolo 5, comma 16, del decreto “Sostegni”).

Tenuta e conservazione dei documenti fiscali, pur collegati, sono concetti e adempimenti distinti; così, nel caso di registri tenuti in formato elettronico valgono necessariamente le due regole di cui all’incipit del presente contributo, che è bene ricordare:

• ai fini della loro regolarità, non ne è richiesta la stampa fino al terzo mese (sesto per il solo 2019) successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro lo stesso termine, vanno sottoposti a procedura di conservazione secondo le modalità sopra descritte se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico; in caso contrario devono essere stampati.

Sitografia

www.agenziaentrate.gov.it

www.fiscooggi.it