Nota spese dipendenti: gestione tutta digitale secondo CAD

L’ultimo chiarimento agenziale sulle modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e conseguente conservazione è la risposta 740 del 20 ottobre 2021.

Il CAD

Dal Codice dell’Amministrazione Digitale (o CAD, Dlgs n. 82/2005) e relativi decreti attuativi, si ricava che qualsiasi documento informatico di rilevanza fiscale (che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari), come le note spese utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, deve possedere le caratteristiche d’essere immodificabile, integro ed autentico, in presenza delle quali i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli informatici e la procedura interamente dematerializzata.

La procedura di generazione della nota spese, se garantiti i tre elencati requisiti dei documenti dematerializzati, è valida sia quando la nota spese è generata direttamente dal trasfertista, mediante la procedura di accesso alla rete aziendale o tramite il sistema Sso, sia se è prodotta tramite un delegato, che agisce su procura, in nome e per conto del delegante.

A loro volta, i giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono permettere la verifica dell’esistenza dei requisiti di inerenza, competenza e congruità, che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa.

I giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti/prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, avendo natura di documenti analogici originali “non unici” per i quali si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Se il giustificativo allegato alla nota spese ha natura di documento analogico originale “unico”, la conservazione sostitutiva comporta l’intervento del pubblico ufficiale.

L’obbligo di firma digitale elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, precisa infine l’Agenzia, non è richiesto dalla normativa fiscale; rileva solo in merito all’efficacia e validità probatoria di scrittura privata. Ciò vale anche per i giustificativi a essa allegati.